La Función de Control en la Empresa Turística

Concepto de control

Es la última de las tareas de la administración de una empresa. Primero planificamos, fijamos los objetivos, segundo organizamos, a cada recurso le asignamos un papel determinado para alcanzar los objetivos, en el tercer lugar dirigimos, a través de un responsable y en último lugar se controla, se verifica.

La función de control se define como el proceso mediante el cual se miden y se corrigen las actividades para asegurarse que se cumplen los objetivos de la empresa según se planificaron.

Es una tarea delicada por la tradicional finalidad que tenía de sancionar al encontrar errores. Actualmente el enfoque es de corregir y mejorar.

El Proceso de Control

Etapas:

Establecimiento de estándares: comprobar el desarrollo que sea conforme lo planificado. Un estándar del plan permite comparar en el resultado real, es un punto de referencia que mide actividades.

1. Estándares físicos
2. Estándares de costes
3. Estándares de capital
4. Estándares de ingresos.

Medición y comparación del resultado con el estándar: medir los resultados anticipadamente con el fin de que las desviaciones se detecten y corrijan antes de que se produzcan. La medición se hace a través de la observación personal, los informes estadísticos, los informes orales y escritos.

1. La observación personal: tonos de voz, comentarios, gestos, etc. La percepción puede variar. Los trabajadores se pueden sentir observados y desconfiados. Se considera una fuente interior de información.
2. Información estadística: facilita la visualización y su efectividad para mostrar relaciones, pero puede omitir datos relevantes.
3. Informes orales y escritos: conferencias, reuniones. Los informes escritos son una fuente más formal. Medido el resultado, para detectar las desviaciones y corregirlas se compara el resultado con el estándar. Entre el resultado real y el estándar existe un grado de variación aceptable. Se debe fijar un límite superior y uno inferior de variación.

Corrección de las desviaciones: la última etapa del proceso de control y es dónde se toman las medidas: no tomar ninguna medida, revisar el resultado real o corregir o revisar el estándar.

Tipos de Control

• Control previo: antes del comienzo de una actividad. Previene problemas y decide acciones antes de surgir un problema.
• Control concurrente: mientras de desarrolla la actividad. Corregir problemas antes de que sean costosos.
• Control posterior: es el más utilizado y se basa en retroalimentación de la información, utiliza resultados y datos anteriores como base para corregir acciones futuras. La variación entre el resultado real y el estándar es pequeña. Métodos: el análisis de los estados financiero, el análisis de costes estándar y la evolución del rendimiento del trabajador, encuestas, cuestionarios.

Cualidades de un sistema efectivo de control

1. Adaptación a los planes y a los puestos de trabajo
2. Información precisa
3. Información en el momento oportuno
4. Mínimo coste
5. Flexibilidad
6. Comprensible
7. Estándares alcanzables
8. Colocación adecuada de los estándares
9. Indicadores múltiples
10. Aplicación acción correctora
11. Adecuación a la organización

Herramientas de control

El análisis del punto muerto

El umbral de rentabilidad de una empresa se define como el punto en el que los ingresos totales de la empresa se igualan a sus costes totales. Es aquel punto en el que el beneficio es nulo. Indica el número de unidades que es preciso vender para obtener un resultado neutro.

Es la utilidad en el control de los ingresos por ventas y los gastos de producción y ventas del producto o servicios. Permite un seguimiento simple y una comparación con las ventas y los gastos previstos.

Los ingresos totales de una empresa IT se definen por el producto del precio de venta unitario P y el número de unidades vendidas Q: IT = PxQ.

Los costes totales CT, se calculan son la suma de los costes fijos totales CF más los costes variables totales CV. Los costes variables se expresan por unidad de producto y vienen definidos por el producto del coste variable unitario C_v y el número de unidades producidas:

CT = CF + C_v x Q

Para determinar el punto muerto:

P x Q = CF + C_v x Q

El valor de Q:

CF = P x Q – C_v x Q

, sacamos factor común a Q:

CF = (P – C_v) x Q

Despejando Q, volumen de unidades vendidas correspondidas al punto muerto o umbral de rentabilidad de la empresa:

Q = CF / P - C_v

A medida que aumentan las ventas aumentan los costes variables. Los costes fijos son constantes.

Los beneficios se definen por la diferencia entre los ingresos totales y los costes totales obtenidos por la empresa:

B = IT – CT = P x Q – (CF + C_v x Q)

La programación lineal

Consiste en alcanzar los objetivos fijados, de acuerdo con una serie de criterios y restricciones a partir de la función matemática de objetivo.

El presupuesto

Es la cuantificación del plan, la formulación del plan en términos numéricos. Los más utilizados son los de gastos y de ingresos.

Problemas:

• presupuestar en exceso
• exceder las metas de la empresa
• ocultar ineficiencias
• inflexibilidad.

Técnicas de presupuestación

Presupuestación en base cero: consiste en distribuir el presupuesto total de la empresa entre los distintos departamentos. Los responsables identifican las actividades y evalúan los gastos.

Presupuestación por programas: exige la colaboración de las distintas unidades de la empresa. Tiene ventaja que no se refiere al ejercicio económico, sino que cada programa considera necesario para alcanzar las metas.

Los costes en las empresas turísticas

Concepto de coste

La producción de bienes y servicios es posible al utilizar factores (maquinaría, mano de obra, materias primas) y al consumo de los mismos para la producción se incurre en costes. Costes que son inversiones y surge a medida que los factores se van consumiendo.

Tipos de costes

Costes fijos, costes variables y costes totales

Los costes fijos son en los que se incurren con independencia del volumen producido (alquiler, pólizas de seguro contratados, los impuestos excepto los vinculados a los beneficios obtenidos).

Los costes variables: varían en función de la producción y aumenta conforme aumenta el número de unidades producidas. Varían por unidad y vendrá dado por el producto del coste variable unitario C_v y el número de unidades producidas Q:

CV = C_v x Q

Los costes totales: de producción de un bien o de un servicio están formados por la suma de los costes fijos y los costes variables:

CT = CF + C_v x Q

Rendimientos constantes a escala significa que para incrementar la producción en una determinada cantidad hay que incrementar los factores productivos (capital y trabajo) en la misma cantidad.

Rendimientos crecientes a escala para incrementar la producción en una determinada cantidad se requieren incrementos menos que proporcionales de los factores utilizados.

Rendimientos decrecientes a escala para conseguir un aumento en el número de unidades producidas es necesario aplicar al proceso de producción aumentos más que proporcionales de factores.

Costes medios

Se definen como los costes por unidad de producto, hay que dividir al coste entre el número de unidades producidas: costes fijos medios, costes variables medios y costes totales medios.

Coste fijo medio: CFmed = CF / Q por el mismo período.
Coste variable medio: CVmed = CV / Q = C_v x Q / Q
Coste total medio: CTmed = CT/Q = CF + C_v + Q / Q

Coste marginal

Es la variación que experimenta el coste total como consecuencia de incrementar la producción en una unidad más: CMag = dCT / dQ

Debido a la ley de rendimientos a escala, el coste total medio y el variable medio van decreciendo conforme aumenta el número de unidades producidas Q, hasta llegar a un mínimo a partir del cual empiezan a ser crecientes al incrementarse el número de unidades producidas.

Costes directos e indirectos

Los costes directos son aquellos que se imputan directamente al producto en cuestión (ingredientes, materias primas). Los costes indirectos son los que no se imputan directamente y es necesario un criterio para ello (el agua en el restaurante).