La Función de Organización en la Empresa Turística

La función organizativa de la empresa

Es la segunda tarea de la administración de la empresa. La empresa está formada por un conjunto de recursos, materiales y humanos y es necesario determinar funciones y tareas, dividirlos en departamentos y definir la forma en que se va a relacionar.

Concepto de organización

La función de organizar consiste en diseñar y asignar los papeles y tareas a cada uno de los integrantes de la organización. El diseño debe ser capaz de conseguir la colaboración entre personas. Una organización obtiene buenos resultados cuando somete sus recursos a una disciplina. La organización define el rol que cada recurso debe desempeñar. Un diseño adecuado incrementa la productividad del trabajo. No puede concebirse una empresa sin una determinada organización.

Los 3 requisitos de las personas:

1. Cada persona debe saber claramente la actividad que tiene que desempeñar.
2. El conjunto de tareas designado a cada persona tiene que tener una finalidad. La planificación debe definir objetivos verificables.
3. El diseño de la organización debe incluir cada uno de los papeles asignados a una tarea concreta de actuación, cada persona debe saber a quien obedecer y con quien se tiene que relacionar para alcanzar las metas asignadas.

El Principio del objetivo

Cada individuo de la organización debe contribuir al logro de los objetivos de la empresa. Ningún puesto de trabajo inútil si se elimina se notará.

El principio de eficiencia

La organización obtener los objetivos perseguidos con el menor coste posible.

Organización formal e informal

La organización formal es aquella que está constituida por un conjunto de personas que cooperan entre sí con el propósito deliberado de alcanzar objetivos previamente determinados. Define la autoridad y responsabilidad de los miembros. Establece una cadena de mando y se representa gráficamente por un organigrama.

La organización informal no persigue objetivos comunes y surgen de la relación entre personas de la organización. El inconveniente es que a veces constituyen presión por necesidad de autoprotección e impide el buen funcionamiento de la empresa. Cuanto más insatisfechos estén los trabajadores más posibilidad habrá de organización informal.

El diseño organizativo de la empresa

Para más eficiencia se crean departamentos, áreas, divisiones, secciones integrados por tareas relacionadas entre sí. Es necesario establecer niveles de autoridad y responsabilidad. La función de la organización se ocupa de los niveles de la organización y del organigrama general de la empresa.

Los niveles de la organización

En la parte superior de la pirámide: alta dirección. Se encarga de los objetivos y decisiones de tipo estratégico que afecta a la totalidad de la organización.

En la parte central de la pirámide se encuentra el nivel intermedio. Se ocupa directamente de la ejecución y control de la planificación y de programación de las actividades.

En la base de la pirámide se representa el nivel de gestión. Desarrolla los programas, los ejecuta y controla los procesos de calidad.

Los organigramas

La estructura de una organización se representa a través de organigramas. Debe contener los componentes de la empresa, los distintos niveles de autoridad y responsabilidad. Presenta el área de control

Se denomina área de control el número de subordinados y tareas que dependen directamente de un representante. Hay áreas de control amplias (pocos niveles organizacionales) y estrechas (con muchos niveles). Para diseñar un área de control se tiene en cuenta el número de subordinados atendidos por un responsable. En la práctica, generalmente, el número adecuado de subordinados es entre 4 y 8 en los niveles más altos y entre 8 y 15 en los niveles inferiores.

Según Koontz y Weihrich, el número de ejecutivos que dependía directamente del presidente osciló entre 1 y 24, de los 26 presidentes tenían 6 o menos subordinados, la media se situó en 9 subordinados.

Graicunas en 1933 establece una fórmula en la tomando como base, el número de subordinados dependientes de un superior se determinan las relaciones necesarias:

R = número de relaciones posibles.
S = número de subordinados que dependen de un superior.

La fórmula de Graicunas para 7 y para 10 subordinados:

Conforme aumente el número de subordinados parece imposible atender a cualquier persona.

No existe un número universal de componentes del área de control. Su extensión en cada caso concreto tiene que tener en cuenta el número de relaciones superior-subordinado y también el número de factores incidentes. Factores: la capacidad de los empleados, la claridad de los planes, la eficacia de los sistemas de comunicación en la empresa, la delegación de autoridad, la capacidad el director, etc.

Tipos de organigramas

Para definir la estructura organizativa de una empresa el tipo de organigrama debe ser adecuado para alcanzar las metas y los objetivos. Por su presentación se diferencian:

• Organigramas verticales: la jerarquía va de arriba abajo, de la autoridad mayor va descendiendo.
• Organigramas horizontales: la mayor autoridad se coloca a la izquierda y los demás niveles a la derecha. Cuanto más a la derecha menor su posición de decisión y responsabilidad.
• Organigramas circulares: formados por círculos concéntricos: el central corresponde a la posición más alta.

La Departamentación

Consiste en dividir las actividades y personas de la organización por tareas homogéneas → áreas, secciones. Las departamentaciones habituales por la división del trabajo:

• Departamentación funcional: áreas de finanzas, marketing, producción y recursos humanos: un departamento por cada una las áreas.
• Departamentación territorial: los departamentos se dividen por territorios. El director de cada área geográfica depende directamente del máximo responsable.
• Departamentación por productos: por líneas de productos. Permite que el director delegue su trabajo en los responsables de las funciones de cada línea.

Estructuras complejas de organización

Combinan el trabajo en el diseño organizativo:

• Organización por comités. El comité se define como un grupo de personas cuyo cometido es la resolución de un problema en concreto. Se denomina: Consejo, Comisión, Grupo de trabajo, etc. Comités usuales: el comité directivo, el ejecutivo, el de vigilancia, consultivo, etc. Se evita la decisión tomada por una única persona. Tiene desventaja en que varias personas tardan más tiempo para una decisión. Los comités pueden ser formales e informales:
  
  • El comité formal: estructura de una organización con obligaciones y autoridad delegada de forma específica.
  • El informal se constituye por varias personas con un interés común.
• Organización matricial: combina dos tipos de estructura: funcional con territorial o funcional con productos o proyectos. (ejemplo: cadena hotelera en diferentes áreas geográficas). Los trabajadores responden a dos superiores, uno el director de área y otro el director de zona. Tiene que tener claros los objetivos, los roles para evitar problemas.
• Organización en línea y de staff. Un staff es un departamento asesor especializado. Jerárquicamente no depende de nadie. No toman decisiones ni están vinculado a la autoridad en línea. En el organigrama se representan por una línea discontinúa.

Principios fundamentales de la organización

Es fundamental diseñar una estructura organizacional. Es guía para una organización eficaz.

En 1938 Lyndal F. Urwick establece principios guías para el establecimiento de una organización:

1. La organización debe ser una expresión de los objetivos de la empresa.
2. La coordinación de personas y actividades y la unidad en el esfuerzo son propósitos básicos.
3. La máxima autoridad debe descansar en el ejecutivo, el jefe más alto con líneas claras de autoridad para cada uno dentro del grupo.
4. La definición de cada puesto, sus diferencias, autoridad, responsabilidad y relaciones, deben ser establecidas por escrito y puestas en conocimiento de todos los miembros del grupo.
5. La responsabilidad del superior por lo que se respeta a la actuación de sus subordinados es absoluta.
6. La autoridad debe tener una responsabilidad correspondiente.
7. A la capacidad de control ninguna persona debe supervisar a más de 5.
8. Es esencial que las distintas unidades de organización se mantengan en proporción a su autoridad y responsabilidad.
9. Toda organización exige una continuidad en su proceso y estudio y en nuevas técnicas o aplicaciones.