La Gestión de Aprovisionamiento en la Empresa Turística

La Gestión de los Inventarios

El inventario es la cantidad de los recursos productivos que la empresa necesita para realizar su actividad. El inventario es diferente dependiendo de la actividad de la empresa. Se crea un departamento de compras o aprovisionamiento cuyas funciones principales son:

• Establecimiento de provisiones sobre la necesidad de determinados factores o materiales.
• Desarrollo, evaluación y determinación del mejor proveedor, precio y entrega
• Adquisición del material en fechas determinadas
• Comprobación de los materiales recibidos y almacenamiento de los mismos.

La gestión de aprovisionamiento se constituye para obtener una ventaja competitiva.

Funciones de los inventarios

1. Capacidad para regular el flujo de entradas y salidas de materiales sin ralentizar la actividad de la empresa y los pedidos de proveedores permitan regular los flujos de salida con los flujos de entrada.
2. Proporcionar un stock de materias primas o de materiales para satisfacer una demanda anticipada de los clientes.
3. Reducir el riesgo de que la producción se pare por no atender la demanda de los clientes por falta de materias primas y reducir la ruptura del stock.
4. Proteger de la inflación y de las variaciones de los precios.

Los costes de los inventarios

Para reducir el riesgo de paralizar el proceso productivo se mantiene un elevado nivel de inventario, pero mantener un stock implica costes y la empresa tiene que encontrar el equilibrio entre la inversión en inventarios y los niveles de servicio al cliente. Este equilibrio pasa por el control del inventario y la minimización de los costes asociados.

1. Coste de adquisición C_a: se define por el producto del precio de una unidad de materia prima P y el número de unidades de materias primas adquiridas que dependen de la demanda esperada del producto D: C_a = P x D
2. Costes de reaprovisionamiento, de reposición o de pedidos C_r: son los costes en los que hay que incurrir para realizar un pedido. Costes administrativos: suministro, impresos, etc. Se determinan multiplicando el coste de realizar un pedido E por el número de pedidos que realicen durante el año. El número de pedidos anuales será igual al cociente entre el volumen de demanda D y el tamaño de cada pedido Q: C_r = E x D / Q
3. Coste de almacenamiento C_al: se calcula multiplicando el coste de mantener almacenada una unidad de materia prima A por el número de materias primas que por término medio permanezcan en el almacén a lo largo del año Q/2, siendo Q la cantidad de unidades recibidas con cada pedido: C_al = A x Q / 2
4. Coste financiero C_f: se multiplica el nivel medio anual del inventario (expresado en unidades físicas Q/2, necesario expresarlo en unidades monetarias y multiplicarlo con el precio de cada unidad de materia prima P) por el tipo de interés i: C_f = (P x Q/2) x i = (P x Q /2) x i
5. Coste de ruptura del stock: es el coste en el que se incurre por detener el proceso de producción. Es el coste anual de un inventario CT y está formado por la suma de los costes anteriores.

Costes asociados a un inventario
Coste de adquisición (Ca)
Coste de reaprovisionamiento (Cr)
Coste de almacenamiento (Cal)
Coste financiero (Cf)
Coste total (CT)

Modelos de gestión de inventarios

Modelo de la cantidad económica de pedido

Hipótesis:

• La demanda es conocida y constante.
• El plazo de entrega, tiempo entre la solicitud del pedido y la recepción del mismo, siempre es el mismo.
• Cada pedido siempre contiene el mismo número de unidades y recibe una sola vez.

El objetivo de este modelo es calcular la cantidad óptima de pedido que minimice los costes totales del inventario. El coste total de un inventario está formado por la suma de los costes de adquisición, reaprovisionamiento, almacenamiento y financiero.

El volumen óptimo de pedido que haga mínima la función de costes totales, se deriva la función de costes totales respecto a Q:

Se iguala a cero la derivada:

Quitando denominadores pasamos el primer sumando al segundo miembro de la igualdad:

Despejamos Q²:

El número esperado de pedidos y el tiempo esperado entre cada pedido:

Modelo de descuento por cantidad

Los proveedores ofrecen descuentos en función de las cantidades pedidas. Un descuento es una reducción del precio del producto. Al adquirir mayor cantidad se reduce coste de adquisición.

Para determinar la cantidad óptima de pedido que minimice el coste del inventario teniendo en cuenta los descuentos por cantidad:

1. Para calcular la cantidad de pedido Q para cada descuento, el coste de almacenamiento A se sustituye por IP, y es un porcentaje I del precio por unidad P, una constante no es variable cuando el precio por unidad cambia para cada descuento por cantidad:
2. Para una cantidad baja de pedido se redondea la misma al alza hasta la cantidad que permita el descuento:
3. Calcular el coste total del inventario para cada Q determinada.
4. Elegir la cantidad óptima que minimice la función de costes y será la cantidad óptima.

Análisis marginal

Se basa en que dado cualquier nivel de inventario se añade una unidad adicional si su beneficio marginal BM es igual o mayor a su pérdida marginal PM.

BM = beneficio que se obtiene si se vende una unidad más
PM = pérdida que se obtiene si no se vende una unidad más.

Se aplica utilizando beneficios y pérdidas marginales con introducción de probabilidades:

p x BM ≥ (1 - p) x PM

p = probabilidad de vender la última unidad
(1- p) = probabilidad de no vender la última unidad. Se añade una unidad adicional al inventario si la ecuación anterior se cumple:

p x BM ≥ (1 - p) x PM
p x BM ≥ PM – p x PM
p x BM + p x PM ≥ PM
p (BM + PM) ≥ PM

En nivel del inventario se aumenta hasta que la probabilidad de que se venda la última unidad sea igual o mayor que PM / BM + PM.

Gestión del inventario en las empresas de restauración

Se hace con el objetivo de determinar las desviaciones en precios, en el consumo de alimentos. Se lleva a cabo un control de coste de las materias primas y de su consumo:

En los establecimientos de restauración hay 3 tipos de productos:

• Alimentos perecederos
• No perecederos y almacenables
• Bebidas.

Para el mencionado control se utiliza el escandallo del plato. Su objetivo es calcular el coste de cada plato utilizando un precio estándar de cada producto y cantidades de las recetas. Teniendo esta información se determina la desviación en precio de compra y en consumo.

Desviación en precio

Se calcula comparando el precio estándar con el real. La suma de las desviaciones debe ser cero o al menos beneficiosa para la empresa.

Desviación en consumo

En el relevé de cocina se recogen: las existencias iniciales, las entradas o compras, existencias finales, consumo y precio estándar e importe. Se comparan los precios del consumo real y el estándar y la diferencia es la desviación en el consumo producida, para la toma de decisión.